Checklist out-of-the-office mail tijdens je vakantie

Je hebt hard gewerkt en nu ga je genieten van een welverdiende vakantie. Snel even de out of office reply aanzetten en dan de koffers inpakken. Maar wacht. Kijk nog even kritisch naar het out of office bericht. Dit is de komende weken de enige vorm van communicatie met je klanten, collega’s en eventuele toekomstige klanten. Besteed dus even wat tijd aan de boodschap die je achterlaat. Ondanks dat je niet te bereiken bent, wil je jouw contacten wel zo goed mogelijk te woord staan. Onderstaand een checklist met vijf punten voor een optimaal out of office bericht:

1. Maak het persoonlijk

Vaak zie je een out of office bericht met een tekst als deze “Wij zijn momenteel niet aanwezig. 28 Augustus zijn we weer terug en zullen we uw mails beantwoorden“. Wat de ontvanger echter leest is “Wij zijn er niet en niemand kan je nu helpen. Je zoekt het zelf maar uit. Straks hebben we weer tijd voor je“. Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

Probeer het auto-reply bericht daarom persoonlijk te maken. Net zoals de mailtjes die je zelf aan relaties verstuurt. Een aanhef, vriendelijke boodschap en een afsluiting. De meeste e-mailprogramma’s hebben de mogelijkheid om de aanhef te personaliseren. Als dat niet mogelijk is, is een algemene aanhef, zoals “Beste lezer” of “Geachte relatie” altijd nog beter dan helemaal geen aanhef.

2. Wanneer wordt de mail gelezen?

Laat in de out of office reply weten wanneer de gestuurde mail gelezen gaat worden. Wordt tijdens de vakantie toch af en toe de mail gecheckt? Kan de verzender met enige vertraging van een aantal dagen toch een antwoord verwachten? Of moet de verzender echt wachten totdat je terug bent. Als je dit netjes vermeld, weet jouw relatie waar hij aan toe is. Duidelijkheid wordt altijd gewaardeerd.

3. Verleen service

Ok, je bent er zelf niet, maar is er gedurende jouw afwezigheid iemand anders die de honneurs voor jou waarneemt? Worden de mails doorgestuurd naar een collega? Kan die persoon jouw werkzaamheden overnemen en de vragen beantwoorden? Kan deze persoon jouw relatie verder helpen? Laat dit dan zeker weten. Gebruik de volledige naam en laat het e-mailadres van je collega zien. Ook een telefoonnummer kan toegevoegd worden, zodat jouw collega op meerdere manieren te bereiken is. Bij een grotere organisatie kan je ook meerdere opties geven. Voor dit vraagstuk kan je je richten tot deze persoon. Voor dat vraagstuk kan je je richten op die persoon. Weer zo duidelijk mogelijk.

4. Wanneer ben je weer aanwezig?

Laat uiteraard ook weten wanneer je weer bereikbaar bent. Dan weet jouw relatie wanneer je weer terug bent. Vaak wacht hij dan even met het sturen van overige vragen. Wel zo fijn voor jouw collega, die dan geen dubbel werk hoeft te doen.

5. Gebruik een persoonlijke titel

Niets is zo saai als het krijgen van een mail met de titel RE: out of office. Pas de titel daarom aan naar iets persoonlijks. Uiteraard moet wel duidelijk worden uit de titel dat je er niet bent. Zo kunnen de ontvangers van jouw autoreply mail ook zonder de mail te openen, zien dat je er niet bent.

Conclusie: een positieve boodschap

Probeer, ondanks dat je relatie niet direct krijgt wat hij wil, toch een positief gevoel over te brengen. Laat weten wanneer je weer terug bent en of de mails tijdens je afwezigheid gelezen worden. Laat ook weten wie men tijdens je afwezigheid wel kan bereiken. Een klein beetje humor mag best toegevoegd worden. Is de correspondentie over het algemeen vrij zakelijk, beperk je dan tot de hoofdzaken en wees kort en bondig.